5 tips voor verbeteren bedrijfscontinuïteit bij contact centers

Bereikbaar blijven tijdens een calamiteit is van grote waarde voor contact centers. We krijgen dan ook regelmatig het verzoek van organisaties om eens mee te denken over de inrichting van een back-up contact center. Zo kunnen contact centers in Utrecht en Amsterdam de werkzaamheden, in geval van een calamiteit, nu al voortzetten in uitwijkkantoren van COIN in Barneveld en Schiphol-Rijk. Centrale locaties waar medewerkers snel en prettig kunnen verder werken. De kantoren staan klaar en zijn volledig ingericht voor de medewerkers van het contact center.  IT en de juiste telefonie oplossing staan klaar voor het opvangen van het eigen nummerplan. Zo kunt u uw meest kritische bedrijfsprocessen vlot voortzetten en blijft imago- en reputatieschade beperkt!

Heeft de bedrijfscontinuïteit van uw contact center ook een boost nodig? Dan denken wij natuurlijk graag met u mee! Met onderstaande vijf tips helpen wij u bedrijfscontinuïteit te verbeteren door uw medewerkers te verplaatsen of te verspreiden en uw bereikbaarheid te garanderen.

  • Contact call center

Tip 1: alternatieve werkplek locaties

Het werk verandert! Zo zijn we bijvoorbeeld steeds meer online en flexibeler inzetbaar. Dat zien we ook terug aan de bezetting van personeel in kantoren. Medewerkers kunnen vaak op diverse locaties werken: thuis, op een andere vestiging of op locatie bij klanten en leveranciers. Heeft u deze mogelijkheden niet, overweeg dan een vervangende locatie preventief in te regelen. Zo borgt u uw bedrijfskritische processen voor als er zich een calamiteit voordoet.

Tip 2: thuiswerken als element in uw bedrijfscontinuïteitplan (BCP)

Door thuiswerken onderdeel te maken van uw plan voorkomt u dat uitval van services of blokkering van de toegang tot uw kantoorpand uw hele team raakt en daarmee uw bereikbaarheid voor klanten. Zorg ervoor dat uw thuiswerkers veilig kunnen werken op de zakelijke applicaties en data. En dat zij toegang hebben tot de nodige communicatie middelen. Net zoals op kantoor, maar dan thuis.

Tip 3: stel een vervangende werkplek locatie beschikbaar

Op het moment dat uw kantoorpand als gevolg van een calamiteit niet meer toegankelijk is komt uw bedrijfsproces stil te liggen. Wapen u hiertegen, het is belangrijk om hier op voorbereid te zijn. Door een vervangende kantoorlocatie beschikbaar te stellen kunnen uw medewerkers uitwijken en blijft schade beperkt. Of u nu voor 5 medewerkers of voor een veelvoud hiervan een alternatieve locatie nodig hebt, breng uw wensen in kaart en oriënteer u vooraf op de mogelijkheden.

Tip 4: integreer mobile devices in uw communicatie

Door mobiele telefoons te integreren in uw zakelijke communicatie verbetert u de bereikbaarheid. Uw klant belt gewoon naar uw bekende telefoonnummer dat bij een calamiteit volgens een vooraf ingesteld nummerplan op verschillende mobile devices beantwoord kan worden. Zo bent u in staat direct te schakelen en oproepen te beantwoorden. Vervolgens kunt u met uw crisisteam uitwijken naar de vervangende werkplekken die voor u stand-by staan in het uitwijkkantoor. Op het moment dat uw medewerkers zichzelf aanmelden op de alternatieve locatie, kan het telefoonverkeer en alle andere bedrijfskritische processen daar als vanouds opgepakt worden.

Tip 5:  contact centers verspreiden over meerdere locaties

Uw contact center is vaak bepalend voor het succes van het blijven functioneren als organisatie tijdens een calamiteit. De meeste contact centers zijn nog altijd afhankelijk van één hoofdlocatie. Terwijl tegenwoordig uw contact center agents thuis, op een ander kantoor en vanaf verschillende mobile devices kunnen werken. Door vooraf een alternatieve werkplek te organiseren voor uw contact center na een calamiteit, borgt u uw bereikbaarheid en heeft u een meerwaarde naar uw klant.

Meer informatie?

Wilt u ook dat uw contact center beschikbaar blijft tijdens calamiteiten? Maar weet u niet zo goed waar te beginnen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op! Wij helpen u graag.