Tips om uw medewerkers veilig te laten werken tijdens de coronacrisis

Het coronavirus beheerst ons dagelijks leven. Waar we een paar weken geleden nog dachten dat we besmetting met het coronavirus konden voorkomen, hebben we het nu over de kans op besmetting verkleinen. Ook bedrijven zijn in de ban van het coronavirus. De druk op bedrijven is enorm en de veerkracht staat onder hoogspanning. Voor veel organisaties zijn werknemers cruciaal voor de continuïteit van processen en bedrijfsvoering. De gezondheid van de werknemers heeft altijd de hoogste prioriteit en de kans op besmetting moet dan ook zo laag mogelijk gehouden worden. In dit blog leest u een aantal praktische tips om als bedrijf toch door te kunnen werken en om de kans op besmetting binnen uw bedrijf te verminderen.

Splitsen van teams / spreiden werknemers

Preventief spreiden van werknemers is één van de maatregelen die door bedrijven momenteel veel wordt toegepast. Verschillende teams en disciplines werken nu gescheiden; één team werkt vanuit het eigen kantoor, één team werkt vanuit huis en één team werkt op een andere externe locatie. Kijk of u ook op deze manier invulling kunt geven aan spreiding van uw mensen om zo het  fysieke contact te verkleinen.

Online samenwerken

Er zijn diverse gratis en betaalde tools die het online samenwerken makkelijker kunnen maken. Denk aan tools waarmee je meerdere groepen kunt maken die samen kunnen chatten en videobellen. Maar ook aan tools die er voor zorgen dat je eenvoudig onderling bestanden kunt delen of waarmee je op elkaars scherm kunt meekijken. Ideaal voor bedrijven die hun werknemers spreiden over meerdere locaties of waarvan de medewerkers thuiswerken.

Videobellen en telefonisch vergaderen

Bij samenwerken hoort ook overleg, ook als dat even niet face 2 face kan. Telefonisch vergaderen is al jaren volledig geaccepteerd in het bedrijfsleven, maar als collega’s langere tijd vanuit een andere locatie werken kan videobellen een welkome afwisseling zijn. Dit kan ook heel eenvoudig met meerdere mensen tegelijk en wordt al ondersteund door verschillende apps op de meeste mobiele telefoons. Videobellen vanaf je werkplek kan natuurlijk ook, je kan hiervoor diverse apps installeren op je laptop of andere devices.

  • Werken op afstand tijdens coronacrisis via videobellen

Minder mensen in één ruimte

Er wordt vanuit de overheid dringend geadviseerd minimaal 1,5 meter afstand van elkaar te houden. Veel bedrijven werken normaliter met veel werknemers in één ruimte. Dan kan de geadviseerde afstand een probleem zijn. Kijk of het mogelijk is uw medewerkers te verdelen over meerdere ruimtes en gebruik hiervoor ook vergaderruimtes of andere ruimtes die niet ieder moment van de dag bezet zijn. Door voldoende afstand van elkaar te houden is de kans op besmetting kleiner. Let ook op met het gebruik van liften. Ook hier geldt minimaal 1,5 meter afstand houden.

Hygiëne maatregelen

Blijven uw medewerkers naar kantoor komen, zorg er dan voor dat er extra hygiëne maatregelen in acht worden genomen. Verspreid de instructies voor handen wassen onder uw medewerkers en biedt extra mogelijkheden voor het wassen en voor het ontsmetten van de handen, bijvoorbeeld door het plaatsen van desinfecterende handgel. Maak daarnaast aanvullende afspraken met het schoonmaakbedrijf voor extra schoonmaak van de contactpunten, denk aan liftknopjes, deurkrukken, trapleuningen etc. Werkt u in een bedrijfsverzamelgebouw, maak dan afspraken met medehuurders over gescheiden gebruik van toiletten, koffie apparaten en andere gezamenlijke faciliteiten.

Lunch in kleinere groepen

Is de geadviseerde afstand van 1,5 meter niet mogelijk tijdens de gezamenlijke lunch? Geen probleem. Lunch in meerdere rondes. Verdeel het team en lunch om beurten. Op deze manier behouden uw werknemers voldoende afstand van elkaar. Een keer iets anders; lunch eens gezamenlijk, maar toch alleen via videobellen.

Verruim de arbeidstijden

Wilt u meer spreiding van uw werknemers, verruim dan de werktijden. Handig voor spreiding van medewerkers die naar kantoor komen, maar ook voor thuiswerkers met kinderen. Stem met elkaar af hoe en wie waar en hoe laat werkt. Door de verruiming van de werktijden krijgen uw mensen meer lucht en komen ze meer aan werken toe.

Veilige werkplek

Werken uw medewerkers normaal gesproken niet vanuit huis of vanuit een externe locatie? Dan kan het een uitdaging zijn om alle mensen snel te voorzien van een laptop of pc. Als het lukt, zorg er dan wel voor dat men veilig verbinding kan maken met het bedrijfsnetwerk. Vraag uw IT partner om u hierbij te assisteren of om advies. Zorg er ook voor dat vertrouwelijke papieren dossiers niet zomaar meegenomen worden uit uw pand. Het laatste waar u in deze tijden op zit te wachten is een datalek of een gehackt netwerk.

Blijf in contact met uw klanten

Moeten uw medewerkers vanuit huis werken, maar komt uw bereikbaarheid dan in gevaar? Of heeft u door de coronacrisis te maken met een toename in het klantcontact. Schakel de hulp in van een professioneel contactcenter of van een chatservice. Een contactcenter kan via meerdere kanalen het klantcontact met uw klanten onderhouden. Denk aan telefoonopvang, SMS-verkeer en e-mail. Een chatservice kan live vragen beantwoorden die via uw website binnenkomen. Zo zorgt u ervoor dat u in contact blijft met uw klanten.

Uitwijken naar externe werkruimte

Mocht uw bedrijf niet genoeg capaciteit hebben om werknemers te spreiden, dan kunt u uitkijken naar een tijdelijke externe locatie. Mogelijk is er ruimte in uw omgeving beschikbaar waar u gebruik van kunt maken.

Denk in oplossingen

Vooral nu is het belangrijk te denken in oplossingen. Hoe kunt u de kans op besmetting verkleinen en uw bedrijf toch zo goed mogelijk door laten lopen. Met deze tips hopen wij u handvatten te hebben gegeven om mee aan de slag te gaan en veilig aan het werk te blijven. Er zijn ongetwijfeld nog veel meer tips, deel ze met uw netwerk. Zo kunnen we elkaar helpen.

Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel of over uw bedrijfscontinuïteit neem gerust contact met ons op. We helpen u graag.