BCM is belangrijk, maar waar moet ik beginnen?

“Business Continuity is belangrijk, maar waar moet ik beginnen, wat moeten we wel regelen en welke zaken kunnen wachten? “

Dit zijn vragen die ik als consultant regelmatig krijg van relaties. Sommige bedrijven en organisaties vinden Business Continuity Management (BCM) een complex onderwerp en schuiven dit voor zich uit. Maar een calamiteit is niet te voorspellen en als het zich voordoet, kan een bedrijf maar beter voorbereid zijn. De schade op korte termijn (financieel) en op langere termijn (imago) is vaak groter dan een bedrijf zich kan veroorloven. Dat is de reden dat 60% van de bedrijven binnen 2 jaar failliet gaat wanneer ze met een calamiteit worden geconfronteerd en BCM niet is ingericht.

In onze ogen is er geen betere manier om een BCM-traject te starten dan met een Business Impact Analyse (BIA). Het doel van een BIA is om duidelijk te krijgen wat de kritische bedrijfsprocessen zijn, hoelang die stil mogen liggen en met welke minimale bedrijfsmiddelen ze weer kunnen opstarten.

Onze ervaring leert dat bedrijven en organisaties voordat het BIA-traject start, een te breed en complex beeld hebben van wat kritisch is en welke bedrijfsmiddelen noodzakelijk zijn. Na het BIA-traject delen ze onze conclusies dat lang niet alles kritisch is en dat met slimme oplossingen een beperkt aantal bedrijfsmiddelen beschikbaar gemaakt kan worden voor die processen die wel kritisch zijn.

Het is essentieel om tijdens het BIA-traject met de business in gesprek te zijn en hen te laten bepalen welke processen kritisch zijn. Dit zou niet alleen vanuit IT of Facilitair Management moeten worden bepaald. Bedrijfscontinuiteit wordt voor de business ingericht en dus moeten de eisen en wensen ook vanuit de business komen. IT, Facilitair en HRM zijn ondersteunend en faciliterend in dit proces.

In sommige trajecten komen wij support afdelingen tegen die strengere eisen hebben op het gebied van BCM dan de business zelf. Door een gedegen BIA-traject, dat start vanuit de business, kan vaak substantieel bespaard worden op de kosten voor het inrichten van BCM.

Om de juiste informatie uit een organisatie te verkrijgen is het belangrijk om interviews te houden met proceseigenaren. Geen standaard vragenlijst om in te vullen, maar één op één gesprekken, zodat er geen onduidelijkheden overblijven, doorgevraagd kan worden en te hoge eisen en wensen worden voorkomen. Veel proceseigenaren vinden namelijk hun proces het belangrijkst en hebben de neiging om te overvragen. Uit de BIA blijkt dan bijvoorbeeld dat bij een calamiteit slechts een beperkt percentage medewerkers (25-35%) noodzakelijk is om de kritische bedrijfsprocessen te kunnen voortzetten.

We hebben voorbeelden van bedrijven, die na een BIA-traject, een gefundeerd besluit namen om een beperkt aantal maatregelen op BCM-vlak te nemen. Voor de meest kritische processen werd op voorhand een uitwijkoplossing ingeregeld, maar bij een calamiteit was er voldoende tijd om de overige maatregelen later te implementeren. Dit is ook voorbereid zijn op een calamiteit.

Heeft u een vraag aan COIN? Mail dan naar info@coinbv.nl