Een Business Continuity Plan (BCP) of calamiteitenplan is een organisatie-specifiek document waarin de business continuity of bedrijfscontinuïteit procedures zijn vastgelegd, de stand van zaken op IT- en facilitair gebied, de back-up en restore procedures, communicatie, de uitwijk procedures, de crisis organisatie e.d. Het BCP richt zich voornamelijk op organiseren van de bedrijfskritische processen na een calamiteit. Het plan geeft de organisatie richtlijnen en procedures om vanuit de ‘normale situatie’ te reageren op een calamiteit. De normale situatie dient op hoog niveau en met zoveel mogelijk verwijzingen naar bestaande documentatie in het BCP beschreven te zijn.
Het BCP sluit aan op de BHV (Bedrijfshulpverlening); het BCP begint waar het BHV-plan eindigt, bij wijze van spreken op de parkeerplaats van de (beschadigde) bedrijfslocatie. Het plan beschrijft, op hoofdlijnen, de herstart procedures voor de kritische processen van de onderneming na het (volledige) verlies van bedrijfs¬middelen. Bij een minder ernstige calamiteit wordt er, door de modulaire opbouw van het Business Continuity Plan, slechts een deel van het plan uitgevoerd. Actualiteit van de informatie in het BCP is ook belangrijk. Indien er bijvoorbeeld een wijziging optreedt in de back-up procedure, dan dient deze te worden verwerkt in het plan zodat daar altijd op vertrouwd kan worden. Tevens dienen de essentiële onderdelen van het Business Continuity Plan periodiek te worden getest.
Voor dat een BCP opgesteld kan gaan worden dient altijd eerst een Business Impact Analyse (BIA) uitgevoerd te worden.
Een door COIN uitgevoerde BIA levert informatie die direct in het Business Continuity Plan kan worden opgenomen. Daarmee wordt bereikt dat het plan efficiënt en eenduidig is en eenvoudig te onderhouden blijft, wanneer de BIA periodiek wordt geactualiseerd.
Het opstellen van BCP’s doen wij op basis van een template dat door ons is ontwikkeld en periodiek wordt aangepast op basis van de geldende BCM-standaarden waaronder de BS25999 en de ISO 22301.
Onze aanpak betreffende het BCP is gebaseerd op het coachen en begeleiden van de klant om binnen de eigen organisatie de juiste informatie te verkrijgen en daarmee het BCP-template te ‘vullen’. COIN heeft een meer coachende en begeleidende rol, waarmee de investering beperkt kan blijven en ervaring binnen de eigen organisatie wordt opgedaan. Als klant bent u dus zelf verantwoordelijk voor het opleveren van het plan met de juiste informatie. Hierdoor ontstaat extra betrokkenheid vanuit de organisatie bij het BCM traject. Voldoende betrokkenheid vanuit de organisatie is essentieel voor een succesvol BCM traject.
Aandachtspunten en mogelijke risico’s betreffende bedrijfscontinuïteit
Dankzij onze ervaring met dergelijke projecten, hebben wij een aantal kritische succes factoren en risico’s geconstateerd die een bedrijfscontinuïteit project negatief kunnen beïnvloeden. Enkele daarvan zijn:
- commitment van de directie;
- bedrijfscontinuïteit is geen eenmalige activiteit;
- veranderingen in processen, IT e.d. kunnen impact hebben op de bedrijfscontinuïteit;
- medewerking van de business kritische afdelingen;
- organisatie moet betrokken zijn bij het vullen van het BCP
- het uitvoeren van minimaal één jaarlijkse technische test;
- het uitvoeren van een jaarlijkse operationele test met eindgebruikers;
- documenten en het papieren archief worden vaak over het hoofd gezien;
- change management dient (binnen IT) goed op orde te zijn; chaos is niet uitwijkbaar;
- het uitwijkplan moet blijvend aansluiten op de organisatie en de veranderende infrastructuur;
Doorlooptijd van het BCP traject
De doorlooptijd is vooral afhankelijk van het vergaren van reeds aanwezige informatie binnen de organisatie en het aanvullen van ontbrekende informatie. Onze ervaring is dat het plan opgesteld kan worden in een doorlooptijd van 2 tot 3 maanden indien gebruik gemaakt wordt van ons BCP-template. Interesse? Neem contact met ons op.
Kortom, het realiseren van bedrijfscontinuïteit is mogelijk wanneer een organisatie maatregelen heeft getroffen om de werkzaamheden voort te kunnen blijven zetten, ook wanneer zij wordt getroffen door een calamiteit. Interesse? Neem contact met ons op. Bel 088 – 2646 000 of mail aan: info@coinbv.nl
