Papieren Archief

Wist u dat het papieren archief bij een calamiteit vaak over het hoofd wordt gezien?

In deze tijd van digitalisering wordt nog wel eens vergeten dat papieren documentatie nog steeds een essentieel is voor de dagelijkse werkzaamheden.
Het gaat dan veelal om documentatie dat (nog) niet gedigitaliseerd is, maar wel bewaard en veilig gesteld moet worden. Vaak wordt dit ook verplicht door bijvoorbeeld De Nederlandsche Bank of de Belastingdienst, of om Business Continuity te garanderen. Zo hebben veel pensioenverzekeraars nog steeds grote archieven met pensioenaanspraken. De kosten voor het digitaliseren wegen soms niet op tegen de opslagkosten.
Voor dergelijke klanten is onze dienst Papieren Archief een uitkomst. Bij een calamiteit ontstaat er nogal eens waterschade aan een papieren archief, ook omdat dit vaak in een kelder is ondergebracht. Inkten kunnen gaan uitlopen en schimmels kunnen ontstaan die de papieren onherstelbaar beschadigen. Snel ingrijpen via een doordachte aanpak kan de schade aan het archief dan enorm beperken.

_{“het resultaat na bluswerkzaamheden”}

Het papieren archief kan als onderdeel van BCM worden opgenomen in het Business Continuity Plan (BCP). Onze dienst Papieren Archief omvat:

• Een eerste uitgebreide rapportage over de staat van het depot, de archieven, de omgevingsfactoren en de risico’s die er zijn bij een calamiteit;
• Een jaarlijkse depotinspectie die deel kan uitmaken van de BCM Audit. Hierbij wordt opnieuw gekeken naar opvallende zaken die voor problemen kunnen zorgen. Indien nodig worden schimmelmonsters genomen;
• Bij een calamiteit wordt een complete archiefbereddering uitgevoerd. Indien nodig worden het volledige archief en ook de documenten op alle werkplekken opgehaald. Vervolgens maken wij een schaderapportage op voor de verzekering.