BCM en Het Nieuwe Werken

Wat is de impact van Het Nieuwe Werken op Business Continuity Management (BCM)?

De overheid stimuleert de invoering van Het Nieuwe Werken (HNW) en steeds meer werknemers hebben de wens om wekelijks één of meer dagen van huis uit te kunnen werken. Doel van alle betrokkenen is enerzijds vermindering van de druk op het woon-werkverkeer en anderzijds het streven naar meer efficiency en meer tevreden werknemers.

Dit alles zal betekenen dat bedrijven minder vaste en meer flexibele werkplekken krijgen. Een organisatie met meer flexwerkers is bij een calamiteit echter niet minder kwetsbaar dan een organisatie waar iedereen dagelijks ‘op het werk’ is. Immers, de wens dat medewerkers gemakkelijker van huis uit kunnen werken en bij hun bestanden kunnen vereist een toegankelijke en betrouwbare automatisering. Dat verandert niet als zich een calamiteit voordoet. Wellicht zal een aantal bedrijfskritische medewerkers na een calamiteit vanuit huis kunnen werken, maar voor de continuïteit van een organisatie blijft solide Business Continuity Management en het beschikken over een direct operationele uitwijklocatie absoluut noodzakelijk.

Wanneer een organisatie op HNW is overgegaan, zal een wisselend deel van de medewerkers dagelijks vanuit huis werken. Er zijn echter altijd functies waarin werkzaamheden niet vanuit huis kunnen of mogen worden uitgevoerd. Denk aan de richtlijnen van De Nederlandsche Bank voor bijvoorbeeld ‘traders’ in dealingrooms, aan medewerkers op alarmcentrales, Contact Center agents en medewerk(st)ers in de IT. Ook het crisisteam binnen een bedrijf, waarop bij een calamiteit meteen een beroep moet kunnen worden gedaan, kan uiteraard niet vanuit huis werken. De mensen die daarvan deel uit maken dienen bij elkaar te zijn om snel en effectief besluiten te kunnen nemen. En wat te denken van de gevolgen voor de privacy wetgeving, als medewerkers vanuit huis bij de gegevens van klanten kunnen komen en die gegevens misbruikt zouden kunnen worden. Kortom, binnen elke organisatie zal altijd een aanzienlijk aantal medewerkers ‘gewoon’ vanuit kantoor (of een uitwijklocatie) actief moeten blijven en niet thuis kunnen werken.

De ervaring binnen COIN heeft ons inmiddels geleerd dat bij een calamiteit de communicatie, de samenwerking en het directe overleg tussen de ‘business kritische’ medewerkers van essentieel belang zijn voor het optimaal kunnen voortzetten van de activiteiten van een onderneming. Besluiten binnen het crisisteam en de daaruit voorkomende acties dienen in korte en directe lijnen te kunnen worden uitgezet en gecontroleerd. Op feedback en eventuele tegenslagen kan dan meteen weer worden ingespeeld. Ook de communicatie met de media en met thuiswerkers dient centraal gerealiseerd te worden, om te voorkomen dat een calamiteit door gebrek aan overleg en door miscommunicatie nog groter wordt.

Daarom heeft COIN ook uitwijk werkplekken beschikbaar voor bedrijven die al op ruime schaal HNW hebben geïntroduceerd. Deze zijn standaard uitgerust met een telefoon en een eenvoudige desktop met internet tot een bandbreedte van 100 Mbit/sec. Voor dergelijke werkplekken, waarvan er dan maar een beperkt aantal nodig, hanteren wij een gereduceerd tarief. Voor het crisisteam staat een ‘war room’ ter beschikking, voorzien van alle gewenste communicatiemiddelen. Vanzelfsprekend kunnen deze bedrijven ook op ons rekenen voor de jaarlijkse tests die nodig zijn om aan de BCM verplichtingen te kunnen blijven voldoen.

Onze specialisten zullen u graag adviseren over de mogelijkheden om uw Business Continuity op de meest eenvoudige en attractieve manier te combineren met Het Nieuwe Werken.